Ticketrückerstattung

English Version below

Bei Fragen zur Rückerstattung ist der erste Anlaufpunkt der Servicepoint des AStAs unter der E-Mail-Adresse: semesterticket[at]asta-due.de. Hier reicht ihr auch die ausgefüllten Anträge ein: entweder per Post oder per Fax. Per E-Mail eingereichte Anträge werden nicht akzeptiert.

Wir bieten in den folgenden sechs Fällen eine Rückerstattung des Mobilitätsbeitrages an:

Exmatrikulation vor Ende des Semesters,
Auslandssemester ohne Beurlaubung,
Praxissemester ohne Beurlaubung,
Hochschulwechsel innerhalb des VRR Bereiches während des Semesters,
Auslandsaufenthalt durch Behördliche Reisebeschränkungen während der Covid19-Pandemie,
aus finanziellen Gründen

Exmatrikulation vor Ende des Semesters

Falls ihr euch vor offiziellem Ende des Semesters exmatrikuliert, können wir Euch anteilig den Restbetrag des Mobilitätsbeitrages zurück erstatten. Rückerstattungen können in dem Fall nur genehmigt werden, wenn die Exmatrikulation maximal auf den 29.09. bzw. 30.03. datiert ist.

Solltet ihr Euch für das folgende Semester schon rückgemeldet, dann aber doch vor Beginn exmatrikuliert haben, könnt ihr den gesamten Sozialbeitrag beim Studierendensekretariat zurück bekommen.

Um die Rückerstattung zu bekommen müsst ihr folgende Dokumente per Post oder Fax einreichen:

  • Das ausgefüllte Antragsformular (im Original, nicht eine Kopie)
  • Eine Kopie der Exmatrikulationsbescheinigung

Die Frist zur Abgabe des vollständigen Antrages endet bei Exmatrikulation immer am letzten Tag des Semesters, für welches die Ticketrückerstattung beantragt wird. D.h. für ein Sommersemester am 30.09. und für ein Wintersemester am 31.03..

Auslandssemester

Wenn Ihr ein Auslandssemester absolviert, welches den gesamten Semesterzeitraum der UDE andauert, dann ist eine Rückerstattung des kompletten Mobilitätsbeitrages möglich. Dafür werden folgende Dokumente benötigt:

  • Das ausgefüllte Antragsformular (im Original, nicht als Kopie)
  • Studienbescheinigung der Auslandsuniversität in dem ihr das Auslandssemester absolviert oder Nachweis vom Erasmus-Büro
  • Studienbescheinigung der UDE

Einreichungsmöglichkeiten: Das Antragsformular könnt ihr zusammen mit den Studienbescheinigungen per Post oder per Fax einreichen. Wird der Nachweis vom Erasmus-Büro oder einer anderen betreuenden Person der UDE ausgestellt, so ist auch eine Einreichung per e-Mail möglich. Allerdings muss die e-Mail nachfolgende Kriterien erfüllen:

Frist: Der Antrag muss vollständig bis einen Monat vor Ende des Semesters, für welches ihr die Rückerstattung beantragt (31.08. bzw. 28.02.) bei uns eingereicht sein, damit ein Anspruch auf die Rückerstattung geltend gemacht werden kann. Beispiel: Ihr wollt für das Sommersemester 2020 einen Antrag stellen. Die Frist zur Einreichung endet dann am 31.08.2020.

Praxissemester außerhalb NRW

Falls ihr ein Pflichtpraktikum absolviert oder ihr für die Anfertigung eurer Abschlussarbeit (Bachelor-, Master- oder Doktorarbeit) das gesamte Semester nicht in NRW seid, können wir den kompletten Mobilitätsbeitrag zurückerstatten. Dafür benötigen wir folgende Dokumente:

  • Das ausgefüllte Antragsformular (im Original, nicht als Kopie)
  • die Studienbescheinigung der UDE
  • ein Nachweis eures Betreuers bzw. eurer Betreuerin der UDE über den Aufenthalt außerhalb von NRW für das Absolvieren von Studienleistungen (im Original, nicht als Kopie)

Einreichungsmöglichkeiten: Das Antragsformular könnt ihr zusammen mit der Studienbescheinigung per Post oder per Fax einreichen. Die betreuende Person der UDE kann uns den Nachweis per interner Hauspost zuschicken an AStA, Raum T02 S00 K15, Campus Essen. Der Nachweis kann auch per e-Mail eingereicht werden. Allerdings muss die e-Mail nachfolgende Kriterien erfüllen:

Frist: Diese Unterlagen müssen vollständig einen Monat vor Ende des Semesters, in welchem ihr das Praxissemester absolviert (31.08. für das Sommersemester oder 28.02. für das Wintersemester), eingereicht werden. Beispiel: Ihr wollt für das Sommersemester 2020 einen Antrag stellen. Die Frist zur Einreichung endet dann am 31.08.2020.

Hochschulwechsel innerhalb des VRR-Tarifgebietes während des Semesters

Wenn ihr innerhalb des VRR-Tarifgebietes die Hochschule wechselt, also das Semesterticket an der neuen Uni nochmal zahlen müsst, dann bekommt ihr auf Antrag ebenfalls den kompletten Beitrag von uns zurück. Dafür müssen folgende Dokumente bei uns eingereicht werden:

  • Das ausgefüllte Antragsformular (im Original, nicht als Kopie)
  • eine Kopie der Exmatrikulationsbescheinigung der UDE
  • eine Kopie der Immatrikulationsbescheinigung der neuen Universität

Einreichungsmöglichkeiten: Die Antragsunterlagen können per Post oder per Fax eingereicht werden, nicht per e-Mail.

Die Frist zur Einreichung aller benötigten Unterlagen endet einen Monat vor Ende des Semesters, in welchem der Hochschulwechsel statt findet (31.08. für das Sommersemester oder 28.02. für das Wintersemester). Beispiel: Ihr wollt für das Sommersemester 2020 einen Antrag stellen. Die Frist zur Einreichung endet dann am 31.08.2020.

Auslandsaufenthalt aufgrund behördlicher Reisebeschränkungen ausgelöst durch die Covid19-Pandemie

Wenn ihr im Ausland festsitzt, weil euch die behördlichen Reisebeschränkungen im Aufenthaltsland eine Wiedereinreise nach Deutschland während der Covid19-Pandemie nicht ermöglichen, dann können wir euch den vollen Mobilitätsbeitrag zurück erstatten. Einreichen müsst ihr dafür:

  • Das ausgefüllte Antragsformular
  • eine Studienbescheinigung der UDE
  • der Nachweis von einer deutschen Botschaft oder einer anderen staatlichen Behörde im Ausland, dass ihr euch dort aufhaltet und aufgrund behördlicher Reisebeschränkungen nicht nach Deutschland einreisen könnt. Ein Formular dafür findet ihr in den Antragsunterlagen. Es muss in deutscher oder englischer Sprache von den lokalen Behörden ausgefüllt werden.

Einreichungsmöglichkeiten: Die Antragsunterlagen können per Post, per Fax oder ausnahmsweise auch per e-Mail eingereicht werden. Wählt ihr die Einreichung per e-Mail, dann benutzt bitte eure Universitäts-e-Mail-Adresse und scannt die Dokumente in hochwertiger Qualität.

Frist: Die Unterlagen müssen vollständig bis zum 30.09.2020 eingereicht werden für das Sommersemester 2020.

Finanzielle Gründe

Wenn ihr die Rückerstattung aus finanziellen Gründen beantragen wollt, den Mobilitätsbeitrag also in der Rückmeldephase nicht aufbringen könnt, dann könnt ihr Euch an den Härtefallausschuss des Studierendenparlaments wenden. Weitere Informationen erhaltet Ihr auf unserer Sonderseite dazu.

English Version: Refund of the Semesterticket contribution

If you have any questions regarding the refund contact our servicepoint via e-mail semesterticket@asta-due.de or via phone during the office hours. There, you also have to submit your application. You can do that via post or fax. Please note, that we cannot accept any applications sent via e-mail because of administrative regulations. These regulations are formally valid for every document, that is or needs to be personally signed. You can submit an application for the ongoing semester only.

There are six cases in which the AStA can refund the semesterticket contribution:

Exmatriculation (de-registration),
Studying abroad,
Practical Semester outside of NRW,
Alternation of University during the ongoing semester in the VRR-area,
Travel restrictions to germany due to the covid19 pandemic,
Financial Reasons

Exmatriculation (de-registration):

In case you exmatriculate yourself before the semester officially ends, we can refund a part of the contribution based on the exact date of your de-registration. To get it, you need to send us the following documents:

  • The filled out form (as the original, not a copy)
  • a copy of your exmatriculation certificate

Submission: you can submit the documents via post or via fax. Not via e-Mail.

The deadline to assert the claim is the end of the semester, in which you signed off, e.g. the last day of March for a Wintersemester and the last day of September for a Summersemester. We can only approve your application if the date of de-registration antedates before the 30.09. or 31.03..

If you already re-registered for the following Semester but de-register again before its official beginning, you can apply for the refund of the whole re-registration fee at the Studierendensekretariat.

Studying abroad

In case you are studying abroad for the full semester period of the University Duisburg-Essen, we can refund the complete contribution. You need to send us the following documents:

  • The filled out form (as the original, not a copy)
  • a copy of your matriculation certificate
  • the matriculation certificate of the university abroad or a valid document from the Erasmus Office of Duisburg-Essen

Submission: You can submit the filled out form with the matriculation certificates via post or fax, not via e-Mail. If the semester abroad is certified by the Erasmus-Office or another tutoring person from the university, it is possible for them to send an e-mail. But the e-mail has to meet both of the following criteria:

The deadline in this case ends one month before the semester ends, which means the end of February for a winter semester or the end of august for a summer semester.

Practical Semester outside of NRW (Praxissemester)

To finish some study programs it is required to do an internship at a company or institution. And some people write their thesis in cooperation with a company or institution. In case you are doing such things and you have to live outside of NRW for that, we can refund the complete contribution. Please note that this is only possible, if you can send us a proof that covers the full semester period of University Duisburg-Essen. You need to provide us the following documents:

  • The filled out form (the original, not a copy)
  • a copy of your matriculation certificate
  • a proof from your supervisor of the University Duisburg-Essen for your practical semester. This can be a letter for example.

Submission: You can submit the filled out form with the matriculation certificate via post or fax, not via e-Mail. Your supervisor can send us the proving document via internal postsystem of the university (AStA, Raum T02 S00 K15, Campus Essen) or via e-mail. But the e-mail has to meet both of the following criteria:

The deadline in this case ends one month before the semester ends, which means the end of February for a Wintersemester or the end of august for a Summersemester.

Alternation of University during the ongoing semester in the VRR-Area

Sometimes people want to change their place of study, their university, when the semester already began. If you have to pay the semesterticket contribution twice and that new university is in the area of the Verkehrs Verbund Rein Ruhr, we can refund the complete semesterticket contribution you paid to our university. You need to send in

  • The filled out form (the original, not a copy)
  • a copy of your exmatriculation certificate
  • the matriculation certficate of the new University

Submission: You can submit all documents via post or fax, not via e-mail.

The deadline in this case ends one month before the semester ends, that means the end of february for a Wintersemester or the end of august for a Summersemester.

Travel restrictions to germany due to the covid19 pandemic

If you are stuck in another country due to travel restrictions that were enact because of the covid19 pandemic, you can get a full refund of the semesterticket contribution. This can include a ban on flying, ban on leaving the country, no possibility to get a visa etc. You need to send us the following documents:

  • the filled out form
  • an immatriculation certificate of the UDE
  • a proof that you are stuck in another country. You can find a prepared form in the documents, which can be signed by either a german embassy or a local government authority. The information we need must be filled in in german or english. If you have any trouble getting the required signatures, please contact semesterticket@asta-due.de

Submission: You can submit all documents via post, faxmachine or e-mail. For the later, please use the e-mail adress the university provided you with and choose a high quality for scanned documents.

Deadline: You need to send in all the documents until 30.09.2020 for the summersemester contribution.

Financial reasons

If you cannot afford to pay the semesterticket contribution during the re-registration period, you can contact the hardship case committee of the students parliament. You can find further information on the special website.